Die Aufgabe eines CIO besteht niemals darin, IT-Systeme zu verwalten. Es ist auch für eines der wichtigsten Ressourcen des Unternehmens zu sorgen: seine Informationen. Bei richtiger Verwendung geben die richtigen Daten wichtige Informationen über eine Vielzahl von Dingen ab, von denen ein Unternehmen wirklich profitieren kann, einschließlich der Meinung der Kunden, wie gut bestimmte Produkte verkauft werden und wo Dienstleistungen verbessert werden müssen. Dies ist kein Rätsel - es ist die Grundlage für Fortune-500-Unternehmen wie Google und Facebook.

Daten können sich jedoch auch für Unternehmen als wertvoll erweisen, die nicht im Internet ansässig sind. Zum Beispiel verfügt jedes Unternehmen über eine Kundendatenbank, die bei sorgfältiger Analyse Einblicke in zukünftige Kampagnen oder ungenutzte Märkte geben kann. Verkaufsdaten können auch eine Goldgrube an Informationen sein. So hat die globale Luftfahrtbranche zum Beispiel für das Jahr 2014 mit Datenanalysen eine Gewinnsteigerung von 50% prognostiziert.

Durch das anspruchsvolle Sammeln von Daten aus verschiedenen Quellen - von Wartungsdaten bis zu Kundenreaktionen in sozialen Medien - werden Korrelationen zwischen Faktoren erkennbar und diese Beziehungen können genutzt werden, um den Umsatz zu steigern und die Preisgestaltung zu optimieren. Von CIOs wird erwartet, dass sie Informationen wie diese identifizieren und nutzen, um aus einem Asset Daten in einen Gewinn zu verwandeln. Diese Aufgabe wird jedoch durch einen Kommunikationsausfall, der in jedem Unternehmen endemisch ist, erheblich erschwert.

Unwissenheit der Mitarbeiter

Während CIOs den Wert der Daten genau kennen, ist dies bei den meisten Angestellten nicht der Fall - 36% der in einer Canon-Studie befragten europäischen Arbeitnehmer haben den Zusammenhang zwischen Informationen und der Rentabilität ihres Unternehmens nicht verstanden, eine Quote, die bei jüngeren Angestellten noch höher liegt.

Diese Statistik kann zu den schlimmsten Kopfschmerzen eines CIOs werden, da die Leute, die Daten erstellen, organisieren und eingeben, deren Wert nicht kennen. Solche Dichotomien sind am Arbeitsplatz üblich, stellen jedoch für CIOs angesichts des etwas abstrakten Wertes von Informationen (zumindest für Mitarbeiter an der Front) eine besondere Herausforderung dar. Die Verknüpfung zwischen einer mit Kundeninformationen gefüllten Kalkulationstabelle und den Unternehmensgewinnen kann für jeden, der nicht direkt an der Informationsverarbeitung beteiligt ist, ein bisschen langweilig sein.

Dieses mangelnde Verständnis führt wiederum zu großen operativen Problemen für den CIO. Wenn Sie den Zusammenhang zwischen Rentabilität und Informationen nicht sehen, kann dies zu Unachtsamkeit oder Unachtsamkeit eines Mitarbeiters führen. Dies kann zu fehlerhaften, unvollständigen oder schlecht organisierten Datensätzen oder sogar zu einer umfassenden Sicherheitskrise führen.

Unverständnis bedeutet auch Chancenverlust. Wenn sie den Wert von Daten verstehen, werden Frontline-Mitarbeiter mit größerer Wahrscheinlichkeit Möglichkeiten erkennen, Informationen zu erfassen und diese Ideen weiterzugeben.

Zwei Schritte zum Himmel

Die Antwort auf dieses Problem besteht aus zwei logischen Schritten: bessere Schulung und effiziente Informationsmanagementsysteme. Die Studie von Canon hat gezeigt, wie einfach eine einfache Ausbildung ist: Mit einer angemessenen Ausbildung steigt der Prozentsatz der Mitarbeiter, die die Verbindung zwischen Information und Rentabilität herstellen, um neun Punkte (von 64% auf 73%). Erneut ist die Betonung auf Nachwuchskräfte von entscheidender Bedeutung, da diese am häufigsten Unternehmensdaten verarbeiten und am wenigsten davon erfahren.

Was ist mit der Art des Trainings? Es hängt von der Art Ihres Unternehmens ab, aber die Aufklärung über den Wert des Datenmanagements geht Hand in Hand mit den korrekten Verfahren für das Speichern von Informationen. Die durchschnittlich 25 Minuten pro Tag der Mitarbeiter sind bei der Suche nach Dokumenten verschwendet. Diese Zahl kann durch standardisierte Prozesse nochmals drastisch verbessert werden.

Schulungen ergänzen auch den zweiten Schritt: Sicherstellen, dass effektive, aber einfache Datenverwaltungssysteme vorhanden sind. Den Mitarbeitern beizubringen, wie und warum sie ihre Informationen verwalten sollen, ist nicht gut, wenn Ihr System zu kompliziert ist. Sie werden wahrscheinlich aufgeben, bevor sie beginnen.

Die Zahlen sprechen für sich - Laut unserer Untersuchung glaubt etwa die Hälfte der europäischen Büroangestellten nicht, dass die Informationsspeichersysteme ihres Unternehmens organisiert oder einfach zu bedienen sind. Unterschiede bei Dateisystemen, Namen und Formaten gehören zu den größten Schwierigkeiten, denen sie gegenüberstehen.

In der Tat sind Inkonsistenzen zwischen Papier- und Digitalformaten eine häufige Beschwerde. Diese Inkonsistenzen machen es nicht nur unwahrscheinlicher, dass Mitarbeiter dem Unternehmenssystem folgen, sondern die Speicherung in fehlerhaften Dateiformaten (oder auf Papier) führt zu offensichtlichen Problemen, wenn versucht wird, Daten zu verschmelzen und zu analysieren, wenn sie benötigt werden.

Informationen sind wertvoll. Für CIOs ist das offensichtlich, aber da Daten normalerweise nicht in der Bilanz aufgeführt sind, ist es ein harter Kampf, Mitarbeiter (und gelegentlich sogar andere C-Suite-Manager) davon zu überzeugen. Durch die Entwicklung und Implementierung eines geeigneten Datenverwaltungs- und Schulungssystems können Sie jedoch Mitarbeiter gewinnen und einen der wichtigsten Ressourcen Ihres Unternehmens sichern.

  • Quentyn Taylor ist Direktor für Informationssicherheit bei Canon EMEA