Einführung

Die Gründung eines kleinen Unternehmens ist schwer genug ohne die mit modernen Softwarelizenzen verbundenen erheblichen Kosten. Richten Sie mehrere Sitze mit Vollpreis-Software ein, und Sie könnten monatliche Rechnungen in der Nähe des Gehalts eines Angestellten betrachten.

Nun, wir würden Ihnen nicht raten, die Ecken zu schneiden - ein kreatives Unternehmen, das versucht, mit Gimp und Inkscape zu überleben, anstatt das Geld für Creative Cloud aufzubrauchen, wird nicht lange ein kreatives Geschäft bleiben.

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Es gibt jedoch einige Geschäftsfunktionen, die Sie ohne allzu große Unterschiede vernünftigerweise an freie Software übergeben können, und es gibt bestimmte freie Software, die Ihr Geschäft effizienter machen kann.

Wir haben diese Diashow basierend auf zehn wichtigen Geschäftsfunktionen zusammengestellt. Egal, ob Sie ein Designstudio oder ein Gasinstallateur sind, hier ist Software für Sie. Also fangen wir an!

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Beste Office-Software: Google Docs / LibreOffice

Die Wahl der Office-Suite hängt von Ihren spezifischen Anforderungen ab. Daher empfehlen wir hier ein Paar von Paketen.

Wenn Sie Kompatibilität mit Microsoft Word und Excel benötigen, ist der Open Source OpenOffice-Nachfolger LibreOffice wahrscheinlich die beste Wahl, da er in Bezug auf die Schnittstelle den bezahlten Paketen sehr ähnlich ist. Es enthält auch ein Präsentationspaket, das PowerPoint ähnelt, ein Zeichnungspaket, das sich perfekt für Flussdiagramme eignet, und eine eigene Datenbanksoftware.

Die Zusammenarbeit von Dokumenten ist eine zunehmend wichtige Anforderung. Mit LibreOffice ist dies sicherlich möglich, aber wir würden uns mehr auf die Multi-User-Welt der Web-Apps von Google - Docs und Sheets - für Elemente konzentrieren, an denen Teams möglicherweise gleichzeitig arbeiten müssen.

Änderungen werden sofort sichtbar, sie können rückgängig gemacht werden, und es gibt sogar einen In-Document-Chat für komplexe Zusammenarbeit. Die Verwendung einer Web-App bietet andere offensichtliche Vorteile, nicht zuletzt die plattformübergreifende Kompatibilität, die im Wesentlichen keine IT-Kosten erfordert. Sie brauchen keine Installation und keine Upgrades, um die Sie sich Sorgen machen müssen. Hüpfen Sie einfach online und Sie sind mit Ihren Dokumenten verbunden, egal wo Sie sich gerade befinden.

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Beste E-Mail-Software: Thunderbird

Microsoft und Apple haben zwar ihre eigenen Möglichkeiten, E-Mails kostenlos zu verwalten, aber weder die ausgeklügelten noch die erweiterten Funktionen von Thunderbird, einem ausgereiften E-Mail-Paket von Mozilla, der Muttergesellschaft von Firefox.

Jetzt können Sie sich dafür entscheiden, dass alle E-Mails online über Dienste wie Google Mail verwaltet werden. Dies ist sicherlich nützlich, wenn Sie ein verteiltes Team haben, keinen eindeutigen Hardware-Besitz haben oder häufig Remote-Zugriff auf Postfächer benötigen. Es gibt nichts, was Sie aufhält - Sie können Webpostfächer mithilfe von IMAP in Thunderbird integrieren, und die Änderungen zwischen ihnen werden synchronisiert.

Der große Vorteil bei der Verwendung eines E-Mail-Programms ist die Redundanz. Wenn ein Schurkengräber sich durch die Glasfaser zu Ihrem Gebäude schneidet, sind Sie zumindest nicht ohne Ihre E-Mail-Aufzeichnungen - und seien wir ehrlich, manchmal ist die E-Mail der einzige Ort, an dem ein kritischer Teil der Geschäftsinformationen lauert. Thunderbird erleichtert das Suchen und Verwalten Ihrer Nachrichten. Die Installation lohnt sich also.

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Beste Projektmanagement-Software: Trello

Die Kontrolle darüber, was getan werden muss, wer es tut und was zu einem bestimmten Zeitpunkt getan wird, ist die zentrale Säule eines guten Projektmanagements. Trello verwendet die Kanban-Technik, die ursprünglich im Rahmen eines äußerst effizienten Just-in-Time-Fertigungsprozesses von Toyota entwickelt wurde. Denken Sie an ein Whiteboard, das mit Haftnotizen bedeckt ist, und Sie sind nicht weit entfernt. Erstellen Sie Ihre Aufgaben, und wenn die Benutzer sie in die verschiedenen Spalten verschieben, erfahren Sie deren Status und wer die Verantwortung übernommen hat.

Trello ist genauso nützlich, wenn Sie es alleine verwenden. Da jede Task Card - die an der Oberfläche einfach ist - alle Informationen enthalten kann, die Sie zu jeder Aufgabe speichern müssen, ist dies eine gute Möglichkeit, um Ihre Projekte in Ordnung zu halten . Die kostenlose Version bietet eine unbegrenzte Anzahl von Boards und Projekten, aber nur 10 MB Dateianhänge. Dies ist kein großer Schritt, aber für kleine Projekte sollte dies ausreichend sein. Eine wertvolle Ergänzung zu unseren besten Projektmanagement-Tools.

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Beste Team-Kommunikationssoftware: Slack

Machen Sie sich nichts vor, ein Gespräch mit Kollegen über Slack ist eine der besten Methoden, die es erlaubt, sich zu zögern. Mit dem Online-Business-Kommunikations-Tool du Jour geht es jedoch nicht nur darum, die neuesten Memes und Katzenbilder durch das Büro zu schleudern, und es gibt einen Grund, warum sich so viele Unternehmen darauf verlassen haben, dass dies das Rückgrat ihrer Arbeitswelt ist.

Erstens ist die Verwaltung ein Kinderspiel. Wenn Sie an einem neuen Projekt arbeiten, können Sie in Sekundenschnelle einen neuen Chat-Kanal erstellen und alle Beteiligten einladen, Statusaktualisierungen, Ideen und sogar zugehörige Dateien zu teilen.

Es ist vollständig in die Office-Suite von Google integriert. Sie können also an jeden Kanal verwandte Dokumente anhängen, um den Zugriff zu erleichtern. Sie können sogar Bots in jedem Kanal installieren, um verschiedene Geschäftsfunktionen auszuführen oder eine Verbindung zu anderen Diensten herzustellen. Wenn Sie mit einem räumlich getrennten Team zusammenarbeiten, ist dies eine großartige Möglichkeit, um mit allen relevanten geschäftlichen Spekulanten in Verbindung zu bleiben, ohne auf das Durcheinander von E-Mails zurückgreifen zu müssen.

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Beste Buchhaltungssoftware: Adminsoft Accounts

Passen Sie auf Ihr Geld auf und… nun, Sie kennen den Rest. Adminsoft-Konten sind zwar etwas klobig (okay, viel klobig) und etwas kniffelig, aber sie bieten eine enorme Menge an Funktionen, mit denen Sie die meisten Aspekte Ihres Finanzgeschäfts verwalten können. Sie wurde von einem Inhaber eines kleinen Unternehmens für andere Eigentümer von kleinen Unternehmen erstellt und ist währungsunabhängig und ideal für die Verwaltung einer wachsenden Kundenbasis.

Sie können vollständige Lagerkontrolle durchführen, Bestellungen bestellen, mit verschiedenen HR-Funktionen arbeiten, Ihren Cashflow und Ihr Budget verwalten - im Wesentlichen alles, was wichtig ist. Wir lassen es hier jedoch mit einem kleinen Vorbehalt: Sie müssen möglicherweise etwas Arbeit investieren, wenn Sie später die Daten von Adminsoft Accounts exportieren und in ein kostenpflichtiges Paket wie Sage 50 importieren möchten Paket, das Sie verwendet haben.

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Beste Lohnsoftware: HMRC Basic PAYE Tools

Solange Sie ein wirklich kleines Unternehmen mit weniger als 10 Mitarbeitern betreiben, gibt es eine Reihe von Paketen, die sich mit deren Bezahlung befassen. Für Großbritannien lehnen wir uns an das HMRC-eigene Basispaket PAYE Tools, das, obwohl es so einfach ist, wie der Name vermuten lässt, alle Tools bietet, die Sie benötigen, um die richtigen Steuern für Ihre Mitarbeiter zu zahlen.

Dazu gehören auch Rechner für das Kranken- und Mutterschaftsgeld sowie Ratschläge, wenn Sie sich den kritischen Terminen etwa für Ausgaben und Leistungen nähern. Die einzige Sache, mit der es sich nicht befasst, ist die betriebliche Altersversorgung: Sie müssen diese verwalten, bevor Sie Ihre Gehälter über die Gehaltsabrechnung führen.

Diejenigen, die gezwungen sind, sich mit dem IRS zu beschäftigen, haben ein bisschen weniger Glück - während die Steuern Ihrer Angestellten in ihrer Verantwortung liegen, müssen Sie Ihre Unternehmens- und Staatsteuern einreichen, und es gibt nicht viel freie Software, die Ihnen bei der Verwaltung hilft. Wir empfehlen einen Dienst wie TaxAct - Sie können die Software kostenlos nutzen und nur dann zahlen, wenn Sie tatsächlich einreichen müssen.

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Beste Rechnungssoftware: Wave Invoicing

Richtige Rechnungen sind wichtig. Wenn Sie eine Zahlung verlangen, die Sie professionell aussehen lassen möchten, möchten Sie schnell sein und es Ihren Zahlungsempfängern so einfach wie möglich machen, um das Geld zu erhalten. Wave erledigt all diese Aufgaben in einer kostenlosen, plattformübergreifenden App, die so einfach ist, dass Sie sogar Rechnungen über Ihr Telefon ausstellen können.

Wenn Sie sich entscheiden, können Sie damit auch Kreditkartenzahlungen akzeptieren. Wave bezahlt sein Geld, indem es eine geringe Gebühr für die getätigten Zahlungen erhebt, und ansonsten ist es kostenlos.

Sie können Rechnungsvorlagen verwenden, um die Abläufe noch weiter zu beschleunigen, und Wave kann automatisch diejenigen verfolgen, die mit Ihrem Geld zu spät kommen. Es deckt Umsatzsteuern ab, gibt Ihnen Berichte zu den von Ihnen ausgestellten Rechnungen, kann Schätzungen und Angebote sowie vollständige Rechnungen ausgeben und Sie können die Vorlagen an Ihr Logo oder Ihr Farbschema anpassen. Es ist im Grunde ein One-Stop-Rechnungsgeschäft.

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Beste Backup-Software: Duplicati

Die Sicherung Ihrer Daten ist entscheidend für die Sicherheit Ihres Unternehmens. Wenn Sie jemals eine Festplatte verloren haben, wissen Sie, wie katastrophal dies sein kann. Um dies richtig zu machen, sollten Sie sich an die Dreierregel halten: Sie sollten mindestens drei Kopien der kritischen Daten an mindestens zwei Stellen gespeichert haben, von denen mindestens eine im Falle einer Umweltkatastrophe außerhalb des Standortes sein sollte.

Duplicati ist die perfekte Wahl - es ist kostenlos, Open Source, verschlüsselt Ihre Daten, bevor Sie es sichern, und Sie können wählen, ob Ihre Backups zu einer Reihe von Speicherorten abgerufen werden sollen. Dies kann ein lokales Laufwerk, ein selbst eingerichteter Dateiserver oder sogar ein Cloud-Dienst sein.

Es kann inkrementelle Sicherungen erfordern, was bedeutet, dass nach der ersten Sicherung bei jeder Ausführung nur eine kleine Datenmenge gesendet werden muss, um die Archive auf dem neuesten Stand zu halten. Ja, es ist nicht schön und es kann ein wenig technisches Wissen erforderlich sein, um es (und die von Ihnen vorgesehenen Sicherungsziele) zum Laufen zu bringen, aber sobald es betriebsbereit ist, sind Sie auf der sicheren Seite.

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Beste kostenlose Firewall: IPFire

IPFire deckt eine Reihe kritischer Geschäftsrollen ab: Firewall, Inhaltsfilter und Aktivitätsprotokollierung. Sie können es sogar als VPN-Gateway für Ihr Unternehmen verwenden, sodass sich entfernte Benutzer anmelden können, als wären sie in Ihrem Büro.

Zugegeben, es betrügt das Thema dieser Liste. Es handelt sich um eine Suite von Programmen und Modulen, die in einer vollständig maßgeschneiderten Linux-Installation enthalten ist. Wenn Sie sich nicht auf eine Kerndistribution verlassen, werden Sie nicht auf Aktualisierungen von Fedora warten, um die neuesten Sicherheitsbedrohungen auf dem neuesten Stand zu halten.

IPFire muss auf einem eigenen Computer installiert werden, der sich idealerweise zwischen Ihrem Modem und dem Netzwerk-Switch befindet, um unerwünschten Datenverkehr abzufangen. Sie können es auch verwenden, um drahtlose Netzwerke separat zu verwalten oder ein zusätzliches Netzwerk mit weniger Steuerelementen zu erstellen. Es mag einschüchternd wirken, aber mit einer unkomplizierten Browser-Oberfläche und einer guten Dokumentation sollte selbst der kleinste Sysadmin in der Lage sein, damit umzugehen.

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Beste Antiviren-Software für KMUs: Comodo Internet Security

Wir beenden diese Galerie mit einer Antiviren-Auswahl, die normalerweise nicht ganz oben auf unserer Liste stehen würde, aber die Realität der Lizenzvereinbarungen hat uns etwas gezwungen. Vielleicht denken Sie, dass die Installation von etwas wie Avast, AVG oder Avira auf den Computern Ihrer Benutzer den Trick ausführen würde, und technisch gesehen sind wir sicher, dass sie vollständig geschützt sind.

Wenn Sie sich jedoch mit dem Kleingedruckten befassen, werden Sie feststellen, dass die kostenlose Version nicht für kleine Unternehmen lizenziert ist - und Sie möchten nicht, dass Ihr Unternehmen in legales heißes Wasser gerät.

Wenden Sie sich stattdessen an Comodo Internet Security, das eine Lizenzvereinbarung enthält, die besagt, dass es für kleine Unternehmen gültig ist. Es handelt sich um ein unkompliziertes Paket, das sowohl für Windows- als auch für Mac-Geräte gültig ist. Es gibt den üblichen kostenlosen AV-Upgrade-Aufwand, und Sie erhalten sicherlich mehr Funktionen und eine höhere Sicherheit für Ihr Unternehmen, wenn Sie den Sprung machen, jedoch bargeldlos Schutz ist völlig ausreichend.

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