In dieser Ära der Green IT und der DSGVO gehen viele Unternehmen papierlos um. Um sie zu unterstützen, gibt es eine Vielzahl von Dokumentenmanagementsystemen (DMS), die nicht nur Abfall reduzieren, sondern auch Geschäftsprozesse rationalisieren können.

Zeit und Geld für das Drucken und Speichern von Papierdokumenten auszugeben, wird zunehmend als schlechte Idee betrachtet. Es besteht nicht nur die Gefahr, dass physische Kopien verloren gehen und beschädigt werden, sondern Sie sind auch dafür verantwortlich, dass sie aufbewahrt werden. Und bald stapeln sie sich in Ihrem Büro.

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Durch die Implementierung von Dokumenten in ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) in Ihrem Betrieb haben Sie Zeit, sich für andere wichtige Bereiche Ihres Unternehmens zu verwenden. Sie sind auch viel sicherer, wenn Sie wissen, dass alle Ihre wertvollen Dokumente und Dateien in einer Software gespeichert werden, anstatt sich in einem Lagerraum zu befinden.

Diese Systeme gibt es schon seit einigen Jahren, aber sie werden immer günstiger und weiterentwickelt. Hier ist eine Auswahl von fünf der derzeit besten Angebote.

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Templafy macht es einfach, mehrere Office-Suiten für Markeninhalte zu verwenden, aber es kann teuer sein

1. Templafy

Eine umfassende Dokumentverwaltungslösung

Plattformen: Web, Desktop, mobil | Abgedeckte Ressourcen: Dokumentenverwaltung, Bearbeitung, Feedback, Zusammenarbeit Cloud-basiert: Ja | Integrationen: MS Office | Kostenlose Testphase: Ja

Benutzerfreundliche SchnittstelleMobile AppsNicht billig

Templafy ist eines der besten Tools für das Dokumentenmanagement. Das System zielt darauf ab, wichtige Office-Suiten und -Lösungen zu integrieren, die täglich von Unternehmen verwendet werden.

Wenn etwas frustrierend sein kann, müssen Markendokumente mit unterschiedlicher Software erstellt werden. Dies kann zeitaufwändig und fragmentiert werden, Templafy kann jedoch helfen. Damit können Sie eine Reihe von Dateien innerhalb des Systems erstellen und diese mit einem einzigen Feed verwalten.

Die Software ist mit einer Reihe von Geräten kompatibel und verwendet die Cloud, um auf alle Ihre Dokumente über Computer, Tablets und Smartphones zugreifen zu können. Es gibt auch automatische Konformitätsprüfungen, und Sie können den Mitarbeitern auch leicht Feedback geben. Das alles ist nicht billig, aber die Preise beginnen bei 299 Euro pro Monat.

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M-Files kann die meisten Dokumente verwalten und Doppelarbeit vermeiden

2. M-Files

Dokumentensoftware, die Duplizierungen erkennt

Plattformen: Web, mobil | Abgedeckte Ressourcen: Dokumentenverwaltung, Bearbeitung, Vervielfältigungsanalyse | Cloud-basiert: Ja | Integrationen: MS Office, Salesforce CRM | Kostenlose Testphase: 30 Tag

Praktische IntegrationenMobile Apps können zu begrenzt sein

M-Files bietet Ihnen ein System zur Verwaltung der Dokumente (natürlich), zur Verbesserung der internen Arbeitsabläufe und zur Sicherstellung, dass wichtige Informationen jederzeit sicher sind.

Es gibt ein einziges Depot für eine Fülle von Dateien, und Sie können sie leicht nach Client, Projekt, Datum, Status oder anderen Kriterien finden.

Die Software zielt darauf ab, Duplizierungen zu vermeiden - es kommt häufig vor, dass zwei Kopien desselben Berichts oder mehr davon ausgegeben werden. M-Files benachrichtigt Sie, wenn ein Dokument zweimal gespeichert wurde, indem Sie Namen und Projektdaten analysieren. Sie erhalten auch einige hervorragende Integrationen, einschließlich Microsoft Office und Salesforce CRM.

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MasterControl Document Control wird von Aufsichtsbehörden auf der ganzen Welt als vertrauenswürdig eingestuft

3. MasterControl Document Control

DMS konzentrierte sich auf Compliance

Plattformen: Desktop, mobil | Abgedeckte Ressourcen: Dokumentenverwaltung, Zusammenarbeit, Bearbeitung | Cloud-basiert: Ja | Integrationen: Nein | Kostenlose Testphase: Kostenlose Ressourcen zum Download

Mobil optimiertGestützt von RegulatorenViel Integrationen

In großen Organisationen gibt es häufig Prozesse und Vorschriften, die sicherstellen, dass Dokumente konform sind und die Unternehmensrichtlinien einhalten. Wenn Sie jedoch eine Menge Dateien haben, kann es schwierig sein, solchen Regeln zu folgen.

MasterControl, das von einigen der weltweit größten Aufsichtsbehörden eingesetzt wird, ist eine Dokumentensteuerungssoftware, die komplexe Vorschriften und Normen auf der ganzen Welt berücksichtigt. Ziel ist es, die Compliance-Kosten zu senken und die interne Effizienz zu steigern.

Das System automatisiert die Weiterleitung, Zustellung, Eskalation und Genehmigung wichtiger Dokumente vollständig. Es verfügt auch über ein zentrales, sicheres Archiv, in dem Sie Geschäftsdateien speichern und suchen können.

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XaitPorter bietet Flexibilität und Zusammenarbeit für Dokumente in einer Vielzahl von Formaten

4. XaitPorter

Cloud-basierte Zusammenarbeit auf höchstem Niveau

Plattformen: Desktop, mobil | Abgedeckte Ressourcen: Dokumentenverwaltung, Zusammenarbeit, Bearbeitung | Cloud-basiert: Ja | Integrationen: Microsoft Office, Oracle, Salesforce, SharePoint, Dropbox | Kostenlose Testphase: Demo nur verfügbar

Vollständig in der Cloud optimierte Funktionen der intelligenten Zusammenarbeit mit SmartModulen

Wenn Sie nach einer Cloud-Lösung zum Erstellen von Dokumenten suchen, sollten Sie XaitPorter unbedingt ausprobieren.

Das Tolle an diesem System ist, dass es extrem flexibel ist. Sie können mit Kollegen gleichzeitig zusammenarbeiten und Dokumente bearbeiten, und Sie können Feedback problemlos miteinander teilen. Außerdem werden alle Aspekte des Arbeitsablaufs verwaltet, sodass Sie sich nicht um Formatierung, Nummerierung und Layout kümmern müssen.

XaitPorter hat auch einige nützliche Tricks auf der Integrationsfront. Die Software kann mit Salesforce, Oracle, SAS, Microsoft Office und Dynamics, SharePoint, OpenText und Dropbox zusammenarbeiten. Derzeit wird es von rund 45.000 Unternehmen weltweit eingesetzt.

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Dokmee bietet Cloud-, Desktop- und mobile DMS-Lösungen. Am besten können Sie jedoch ein Mehrbenutzer-Abonnement wählen

5. Dokmee

Sichere Software zur Verwaltung von Geschäftsdokumenten

Plattformen: Desktop, mobil | Abgedeckte Ressourcen: Dokumentenverwaltung, Lagerung | Cloud-basiert: Ja | Integrationen: Nur bei Pro-Version | Kostenlose Testphase: 30 Tag

AutomatisierungsfunktionenFokus auf SicherheitBeefier-Produkte können teuer werden

Dokmee legt größten Wert auf Effizienz und Sicherheit und bietet eine Reihe von Dokumentenmanagement-Angeboten, aus denen Sie auswählen können. Der Dokmee-Desktop für Einsteiger ist nur für einen einzelnen Benutzer bestimmt (249 US-Dollar, 190 US-Dollar), enthält jedoch die meisten Index- und Suchfunktionen sowie die Organisations- und Freigabefunktionen sowie die meisten Bearbeitungsfunktionen (außer für Versionskontrolle)..

Wenn Sie alle Funktionen nutzen möchten, einschließlich der wichtigen Sicherheitsfunktionen, müssen Sie auf Dokmee Professional zugreifen, das auch mehrere Benutzer zulässt - und eine Reihe von Integrationen wie Microsoft Office Add-Ins (für Word) , Excel und Outlook).

Es gibt auch eine gut ausgestattete Cloud-Version des DMS, obwohl Sie sich bezüglich der Preise für dieses und das Professional-Paket an den Hersteller wenden müssen. Ein weiterer Segen ist eine kostenlose mobile App, die für iOS-, Android- und Windows-Geräte verfügbar ist.

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